O orçamento é o resumo de todos os custos planejados para o projeto. Se o projeto for contratar todo o pessoal de fora da empresa, o orçamento pode ser diretamente usado para controle do fluxo de caixa do projeto, mas em projeos internos isso não vale.
Muitos dos recursos usados em projetos internos são funcionários da empresa, então já estão na folha de pagamento e assim o projeto não terá mais custos com eles mas é importante registrar o custo deste recursos internos por que um bom orçamento deve trazer o valor econômico do projeto, mesmo que não reflita exatamente o fluxo de caixa (contas a pagar e a receber) do projeto em si.
Mas por que devo registrar como custo do projeto uma mão-de-obra que já está na folha de pagamentos? Me perguntam isso com frequência. Há varias razões para isso:
obter o custo total real do projeto sem omitir nenhum custo com pessoal interno. Estamos falando no valor econômico do projeto. Se omitimos parte dos custos estamos falseando o custo ou manipulando os tomadores de decisão. Se os custos com fornecedores internos são menores do que com equipes externas, temos ainda um ganho de produtividade, mas temos de computar todos os custos, includingo salário, férias e outras benefícios.
provisão de reservas para o caso de se ter de buscar a mão-de-obra no mercado. Se na hora H o recurso interno não está disponível, temos orçamento para buscar alguém no mercado para tomar o seu lugar. Se você não contou com este custo, vai ter de voltar ao patrocinador para pedir uma extensão do orçamento, o que pode ser embaraçoso. Você também não precisa gastar todo o orçamento, mas saber que ele está lá pode dar tranquilidade ao longo de todo o ciclo de vida do projeto aumentando suas chances de sucesso.
criar uma relação de cliente-fornecedor mesmo que seja uma relação com os colegas da empresa, é sempre bom manter-se uma relação como cliente interno para se evitar atrasos que não aconteceriam com um cliente externo. Se o projeto “paga” a um certo departamento pelo tempo de alguns profissionais, a relação de troca tempo por pagamento ajuda a formalizar na cabeça de todos que se trata de um atividade profissional.
Orçamentos podem ser apresentados em diversos formatos: eles podem ser organizados por centro de custo (como tipo de atividade), por ordem das datas de pagamento (como num fluxo de caixa), ou por qualquer forma de agregação que se deseje.
Assim, eu parto das atividades registradas na EAC Estrutura Analítica de Custos e depois agrego como necessário. Uma EAC tem os seguintes campos:
codigo corresponde a um número sequencial que serve de referencia para um despesa.
EAP corresponde ao código da atividade asscioada à despesa. Para “criar um site na internet” posso ter diversos custos tais como “comprar um teplate”, “licenciar imagens”, “remunerar o designer”, etc… são três linhas de despesas que correspondem a uma única atividade no EAP.
motivo da despesa, recurso ou atividade breve decsrição do motivo da despesa tais como “mão de obra” (que pode vir direto do EAP), “pesquisa de mercado” ou “remuneração dos advogados”. Em princípio, todo o trabalho que não for feito pela equipe do projeto deve estar conatbilizada aqui.
melhor e pior estimação de custo são as estimativas de custo num intervalo que indica quanta certeza temos do valor assim se você tem de pagar uma taxa de valor fixo e conhecido, por exemplo taxa de registro de domínio internet, os dois valores serão os mesmos indicando que não há dúvida quanto ao custo.
prazo de pagamento costumo colocar as condições comerciais para pagamento: a vista (cash), 30 dias, 30+60 dias indicando dois pagamentos a prazo, etc… Esta informação ajuda quando vamos fazer um fluxo de caixa do projeto para saber quando o valor deve estar disponível.
Note que na última linha temos, como no EAP, dois valores que totalizam as estimativas para melhor e pior custo total do projeto. O seu projeto deve ficar entre estes valores, se você não esqueceu de nada, de forma que antes de começarverifique que os recursos colocados a disposição estão nest afaixa ou além dela. Se o valor disponível for menor do que o pior caso, tente rever as estimativas começando pelos maiores valores até colocar os recursos necessários alinhados com o que você de fato tem alocado para seu projeto.
Começar um projeto sem dinheiro é tão perigoso quanto levantar vôo sem o combustível necessário para todo o trajeto. Sabemos que não costuma terminar bem.
