Um risco é um evento imprevisto que pode afetar negativamente o projeto. Por exemplo, a falência de um fornecedor, a falta de pessoal qualificado para realizar tarefas complexas e altamente especializadas (veja a indústria de Petróleo no Brasil, como está tendo de formar mão-de-obra para pode crescer) ou .. são exemplos de riscos que devem ser pensados. Pensados como? A ideia é tentar reduzir sua probabilidade de ocorrência ou pelo menos se preparar para o caso em que ocorra. Aqui temos 6 coisas que você, como Gerente de Projeto (GP) pode fazer para reduzir as chances de que alguma “surpresa” venha a atrapalhar o seu projeto.
Tome alguns cuidados desde o início do projeto Comece definindo com clareza o que o projeto deve fazer e o que não deve fazer (escopo). Não se esqueça de mencionar as condições em que o trabalho deve ser realizado (há fatores de risco que podem ser antecipados? Se há, explicite-os). Tudo isso deve estar no Termo de Abertura.
Identifique os riscos o mais breve possível O processo de identificação de riscos é complexo e deve buscar o conhecimento de todos. Reúna o pessoal para discutir em cima de um plano que você, o GP, já elaborou com os riscos que ele conseguiu identificar. A documentação destes riscos e respostas deve compor o Plano de Resposta a Riscos, documento essencial de qualquer projeto e lembre-se “quanto maior o projeto mais crítico o planejamento”.
Seja transparente Correr riscos faz parte do negócio de qualquer empresa. A questão é saber se as pessoas que podem decidir sabem do risco que correm. Usar software pirata na empresa pode representar um grande desgaste na imagem da companhia, além de multa e processo criminal contra seus responsáveis. Mas será que eles sabem que correm riscos quando não monitoram o que seus funcionários fazem nos computadores da empresa? Num projeto a transparência sobre riscos e respostas é fundamental para dar credibilidade ao GP. Abra o jogo, inclusive porque assim os diretores, sócios e executivos graduados podem decidir por formas alternativas de se reduzir o risco, como contratar seguro ou terceirizar parte do projeto.
Planeje uma resposta adequada para cada risco Sabendo de todos os riscos você deve pensar na melhor forma de reagir. No caso do fornecedor que pediu falência, você pode propor manter pelos menos dois fornecedores capacitados/homologados para atendê-los ou, sendo mais radical, pode impor a realização de auditoria periódica nos fornecedores estratégicos para evitar surpresas desagradáveis.
Monitore os riscos As reuniões da equipe podem ser usadas para se discutir novos riscos e como o que foi planejado está funcionando (ou não está funcionando). Além disso, nas suas tarefas de acompanhamento diário, lembres-se dos pontos críticos e dedique-se a ter uma imagem bem precisa sobre o que realmente está acontecendo. Tempo alocado nisso é um valioso investimento.
Envolva sua equipe Se todos participaram na hora de pensar, não há que se eximir quando houver um problema. A ideia não é salvar a sua pele (coisa que, me desculpe dizer, é impossível: todo gerente é o principal responsável por qualquer coisa que ocorra com o projeto). A ideia é ter certeza de que as pessoas realmente se empenharão em pensar no que pode dar errado e tentar evitar o pior em caso de ocorrência.
Em resumo: planejamento e transparência são as duas palavras chaves quando se trata de Gestão de Riscos.
