Dependendo de como sua empresa trabalha muitos dos documentos abaixo já podem ter sido preparados, a aflta de planejamento caracterizada pela falta dos documentos funcamentais ajuda a explicar o fracasso de um projeto.
Começamos com os 8 principais documentos que todo projeto, pequeno ou grande, deveria ter:
Os documentos abaixo também são usados em projetos maiores mas podem não ser necessários para o seu caso.
Termo de Abertura do Projeto formaliza o início do projeto delimitando o tempo e custo autorizados, o escopo das entregas e eventuais restrições que o projeto deva enfrentar como, por exemplo, levantar informações ou adquirir uma licença para produzir algo.
Declaração de Escopo descreve o que o projeto deve entregar e o trabalho que deve ser feito para se chegar às entregas como, por exemplo, pesquisa de mercado, relatório de desempenho dos protótipos, etc… Adicionalmente pode ser incluído o que não será feito para dar total transparência ao trabalho que está sendo financiado pelo cliente ou patrocinador.
Critério de Sucesso descreve o que se espera do projeto para considerá-lo um sucesso nas mais diversas dimensôes, por exemplo: escopo, tempo, custo, riscos, qualidade, satisfação do cliente, satisfação da equipe, sustentatbilidade, etc…
Solicitação de Altreação do Plano do Projeto documento que formaliza um pedido de mudança do plano de projeto para incluir algumas entregas (aumento do escopo), rever o cronograma, alterar os padrões de qualidade, etc…
Plano de Gestão de Qualidade documenta como o projeto vai testar e garantir a qualidade, quais os padrões a serem obedecidos e quem é responsável pela verificação que este controle de fato está sendo feito (auditoria de qualidade).
Plano de Gestão de Comunicação documenta como se fará toda a comunicação com os principais stakeholders, indicando o meio (por via oral ou por escrito), frequencia e temas a serem comunicados.
Plano de Gestão de Aquisição documenta como se fará todo processo de aquisição, de mão-de-obra e de materiais, indicando os documentos e critérios de seleção. Normalmente a empresa já tem seus padrões e o projeto deve se alinhar.
Plano de Gestão de Recursos Humanos documenta os processos de seleção da equipe com os critérios, descrição das Capacidades e Habilidades do Projeto e a Matriz de Habilidades usada nos projetos ágeis.
Nesta tabela abaixo apresentamos os documentos associados a cada área de conhecimento.
A lista completa de documentos é necessária em projetos maiores. Para pequenos projetos, considere pelo menos os 8 documentos fundamentais vistos acima.
Além dos documentos de planejamento que integram o Plano de Projeto, existem os registros de operação do projeto que servem para se manter uma memória do que aconteceu e poder voltar a entender como uma decisão foi tomada, qual era o contexto em que ela se deu. Além disso, estes documentos são importante fonte de estudo para novos gestores de projetos que querem se preparar para evitar problemas em seus projetos.
Os mais importantes documentos de registro são:
